Hana Ubaidah: Pertemuan 2 : A. Pengorganisasian struktur management, B. Actuating dalam manajemen

A. Pengorganisasian struktur management

1. Pengertian struktur organisasi

Adalah Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen meliputi : struktur formal, struktur informal

a.Struktur Formal: Struktur Formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran.

Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

b.Struktur Informal: Struktur Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

3.Cantumkan Contoh Struktur Organisasi dari Suatu Perusahaan

Suatu perusahaan memiliki bagian-bagian struktur terpenting. berikut struktur dan pembagian tugasnya :

Komisaris adalah pemilik dari perusahaan.

President direktur bertugas mengepalai semua prosedur yang berjalan dalam suatu perusahaan.

Managing Direktur bertugas untuk memanage berjalannya suatu pelaksana yang akan dirinci seperti akan misalnya sebuah kerja sama yang akan dilakukan kedalam perusahaan lain membantu president direktur.

General Manager bertugas memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional.manajer umum adalah manajer yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian/fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.

Manager bertugas memiliki tanggung jawab pada satu bagian fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.

Supervisor bertugas untuk mengawasi atau mengamati suatu kegiatan yang dijalankan dalam sebuah perusahaan. seorang supervisor tidak berkenan untuk mengatur yang ada dalam perusahaan.

Kepala Bagian bertugas untuk mengikutsertakan anggotanya pada berjalannya suatu kegiatanyang ada pada perusahaan.

4.Manfaat Struktur Fungsional&Struktur divisional

a.Struktur Fungsional

Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.
Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau perusahaan area spesialisasi sebagai dasar eksistensi sebuah departemen. Struktur ini lazim ditemukan pada perusahaan kecil dan menengah, yang memusatkan pengambilan keputusan pada tingkat tertinggi dari perusahaan.

Manfaat :

-Efisiensi melalui spesialisasi

-Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

-Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

-Dapat mendelegasi keputusan operasional sehari-hari

-Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

b.Struktur Divisional

Sebagaimana struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional ini juga mempunyai beberapa manfaat :

-Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat

-Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

-Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

-Kesempatan karir lebih terbuka

5.Kerugian dari Struktur Fungsional&Struktur Divisional

a.Struktur Fungsional

-Menyebabkan spesialisasi yang sempit

-Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

-Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

-Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

-Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

-Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas

b.Struktur Divisional

-Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

-Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi

-Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

B. Actuating Dalam Manajemen

1. Pengertian actuating manajemen adalah George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

actuating adalah suatu penggerakan setelah adanya rencana yangdiatur (diorganizir) agar seorang yang diberi beban itu mempunyai rasa tanggung jawab,sehingga timbul keamanan untuk mengerjakan dengan penuh keinsyafan.

2.Pentingnya Actuating dalam Manajemen

Penggerakan atau Actuating mempunyai arti dan perananan yang sangat penting. Sebab diantara fungsi manajemen lainnya, maka penggerakan merupakan fungsi secara langsung berhubungan dengan manusia (pelaksana). Dengan ini fungsi penggerakan inilah, maka ketiga fungsi manajemen yang lain baru efektif.
Penggerakan adalah aktivitas pokok dalam manajemen yang mendorong dan menjuruskan semua bawahan agar berkeinginan, bertujuan bergerak untuk mencapai maksud-maksud yang telah ditentukan dan mereka berkepentingan serta bersatu padu dengan rencana usaha organisasi.

Penggerakan juga dapat didefinisikan pula sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong para anggota oraganisasi agar mau dan ikhlas bekerja sebaik mungkin demi terciptanya tujuan organisasi dengan efektif, efisien, dan ekonomis.
3.Prinsip Actuating dalam Manajemen

a. Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c. Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

4.Jelaskan Pentingnya Mencapai Actuating Managerial yang Efektif

Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.

-Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

-Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf

-Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan

-Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf

-Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

Daftar Pustaka :

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob2.htm

http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi
http://www.kpsp-setiakawan.com/?p=page&action=view&pid=3

http://www.google.co.id/imgres?

http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

Ganesha Operation , Konsep ,Dasar Dan The King,Ganesha Opertaion. Bandung: 2011